ศาสตร์และศิลป์ในการมอบหมายและติดตามงานอย่างมืออาชีพ

[เลิศชาย ปานมุข]

ศาสตร์และศิลป์ในการมอบหมายและติดตามงานอย่างมืออาชีพ

หน้าที่หลักของคนที่เป็นหัวหน้าคือ ทำอย่างไรจึงจะใช้ให้ลูกน้องทำงานให้เราได้ตามที่ได้รับมอบหมาย ฟังดูแล้วก็ไม่น่าจะมีประเด็นอะไร แน่นอนว่าคนที่เป็นลูกน้องย่อมต้องทำตามคำสั่งหัวหน้าอยู่แล้ว ถ้าลูกน้องคนไหนไม่ทำตามคำสั่งก็คงโดนไล่ออกไปแล้ว

แต่...ในชีวิตการทำงานจริงไม่ง่ายเหมือนหลักการครับ เพราะว่ามีปัจจัยที่เข้ามาเกี่ยวข้องหลายอย่าง เช่น ความเก๋าของลูกน้อง อารมณ์ของลูกน้องแต่ละช่วงเวลา เขาอาจจะทำตามคำสั่ง แต่ทำแบบขอไปที บางคนได้รับมอบหมายงานไปแล้วทำได้หรือไม่ได้ก็ไม่รู้ รู้อีกทีก็สายไปเสียแล้ว เขาอาจจะทำบ้างไม่ทำบ้าง แต่ไม่ถึงขั้นเสียหายรุนแรงจนทำผิดระเบียบบริษัทฯ เพียงแต่ทำให้หัวหน้ารู้สึกรำคาญกับพฤติกรรมในการทำงาน ให้งานไปแล้วถ้าไม่ตามก็ไม่ทำ ถ้าตามก็ทำนิดนึง ถ้าตามบ่อยๆก็ทำเพิ่มขึ้นมาอีกหน่อยนึง อะไรทำนองนี้ละครับ 

เพื่อให้คนที่เป็นทั้งหัวและหน้า(หัวหน้า) ที่ต้องใช้ให้ทั้งลูกและน้อง(ลูกน้อง) ทำงานให้นั้น สามารถติดตามงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผมจึงขอแนะนำเทคนิคการติดตามงานดังนี้ 

มอบหมายงานให้ถูกคน ปัญหาการติดตามงานอาจจะเกิดตั้งแต่การมอบหมายงานที่ไม่เหมาะสม ไม่ถูกต้อง เช่น การมอบหมายงานผิดคน ลูกน้องคนหนึ่งเป็นคนทำงานช้าแต่ชัวร์ แต่เรามอบหมายงานเร่งด่วนให้ทำ ลูกน้องบางคนชอบทำงานคนเดียว แต่เรามอบหมายงานที่ต้องติดต่อประสานงานแบบรอบทิศทาง อย่างนี้จะทำให้เกิดปัญหาตอนที่เราไปติดตามงาน ซึ่งจะพบว่างานไม่เสร็จตามที่กำหนดไว้ เพราะเรามอบหมายงานไม่มีประสิทธิภาพ 

ซื้อใจตั้งแต่ให้งาน บางครั้งอาจจะไม่มีทางเลือกที่จะมอบหมายงานให้เหมาะสมกับคนได้เสมอไป ก็อาจจะต้องเสียเวลากับการสร้างความเข้าใจให้กับคนทำงานให้เขาเห็นว่างานที่เรามอบหมายให้ไปนั้นสำคัญต่อองค์กรหรือต่อหน่วยงานอย่างไร ควรจะสร้างความอยาก(ต่อผลสำเร็จของงาน) และความกลัว(ต่อความผิดพลาดของงาน)ให้ลูกน้องรู้ตั้งแต่ขั้นตอนการมอบหมายงาน เช่น อาจจะบอกเขาเลยว่ารายงานที่มอบหมายให้ทำนี้ เป็นรายงานที่ประธานบริษัทจะนำไปประชุมที่ต่างประเทศ ไม่ใช่ไปบอกผลเสียหายให้ลูกน้องทราบตอนที่ไปด่าลูกน้องเมื่องานผิดพลาดหรือไม่ทันตามกำหนดแล้ว ถึงตอนนั้นลูกน้องก็ได้แต่ร้องไห้และเสียใจเพียงอย่างเดียวทำอะไรไม่ได้แล้ว นึกในใจว่าทำไมไม่บอกเราตั้งแต่แรกว่างานนี้จะซีเรียสขนาดนี้  นอกจากนี้คนที่ทำหน้าที่มอบหมายงานควรจะสร้างความเชื่อมั่นให้ลูกน้องก่อนว่าลูกน้องสามารถทำงาน อาจจะพูดชื่นชมถึงความสำเร็จของงานในอดีตที่ผ่านมาโดยยกเอางานที่เคยทำสำเร็จและมีลักษณะใกล้เคียงกับงานที่กำลังจะมอบหมาย เพื่อให้ลูกน้องไม่รู้สึกท้อแท้ตั้งแต่เห็นงานที่ได้รับมอบหมาย และที่สำคัญก่อนมอบหมายงานหัวหน้าควรจะสอบถามลูกน้องว่า ตอนนี้เขามีงานอะไรยุ่งๆด่วนๆอยู่บ้าง อย่างน้อยก็แสดงให้เห็นถึงความรู้สึกห่วงใยลูกน้องได้บ้าง

กำหนดการติดตามงานร่วมกัน หลายครั้งที่หัวหน้าหงุดหงิดลูกน้องเนื่องจากลูกน้องหงุดหงิดใส่หัวหน้าก่อน หัวหน้าก็มักจะคิดว่าแค่ไปสอบถามความคืบหน้าของงานแค่นี้ทำไมต้องหงุดหงิดด้วย แย่มาก แต่....ในทางกลับกันลูกน้องมักจะรู้สึกว่า รู้แล้วว่างานนี้ต้องส่งเมื่อไหร่(ตกลงกันเรียบร้อยแล้ว)ทำไมต้องมาจุ้นจ้าน จุกจิกอะไรขนาดนี้ รับงานมายังไม่ทันกลับมาถึงโต๊ะทำงานเลยโทรมาถามแล้วว่าทำไปถึงไหนแล้ว หัวหน้าแบบนี้แย่จริงๆ แนวทางที่ดีหัวหน้ากับลูกน้องควรจะมีการกำหนดช่วงเวลาในการติดตามงานที่แน่นอนว่าจะสอบถามความคืบหน้าของงานเมื่อไหร่ การติดตามงานขั้นตอนไหนซีเรียสขั้นตอนไหนเป็นแค่การสอบถามความคืบหน้า เพื่อให้คนทำงานได้เตรียมตัวตอบคำถามของหัวหน้าได้ล่วงหน้า อย่าใช้ความรู้สึกนึกขึ้นได้แล้วไปถามลูกน้องนะครับ เพราะรังแต่จะสร้างความรำคาญให้กับลูกน้องเปล่าๆ 

เปลี่ยนจากการติดตามงานเป็นการนำเสนอผลงาน ถ้าอยากให้การติดตามงานมีคุณค่าในสายตาของคนทำงาน เราควรจะเปลี่ยนจากวิธีการติดตามงาน(โดยหัวหน้า) มาเป็นวิธีการนำเสนอความคืบหน้าของงาน(โดยลูกน้อง)จะดีกว่า แต่ต้องบอกให้ลูกน้องทราบล่วงหน้าว่าเมื่อไหร่เราอยากจะทราบความคืบหน้า ปัญหาอุปสรรค แล้วให้ลูกน้องกำหนดด้วยตัวเขาเอง เพราะถ้าเขากำหนดเอง แล้วเขาไม่นำมาเสนอ เราไปติดตามก็ไม่น่าเกลียดมากนัก ลูกน้องเองก็รู้สึกผิดเสียเอง เทคนิคแบบนี้เรียกว่าย้ายความรับผิดชอบในการติดตามงานจากหัวหน้าไปอยู่ที่ลูกน้องครับ 

ตามทั้งงานและตามทั้งคนทำงาน หัวหน้าส่วนใหญ่จะติดตามแต่งานที่ตัวเองจำได้ ตัวเองมอบหมาย จำได้เฉพาะงานสำคัญๆ จำได้เฉพาะงานที่เพิ่งมอบหมายไป จำได้เฉพาะที่ตัวเองถูกเจ้านายตามมาอีกทีหนึ่ง เวลาไปตามงานก็มุ่งแต่งาน แต่ลืมไปว่าคนทำงานมีจิตใจไม่ใช่เครื่องจักร ดังนั้น การติดตามงานที่ดีควรจะติดตามคนทำงานก่อนว่าตอนนี้เขาเป็นอย่างไรบ้าง มีปัญหาอะไรในชีวิตส่วนตัวการทำงานอะไรบ้าง เขาติดขัดหรือมีปัญหาอุปสรรคอะไรบ้าง ตอนนี้เขาคิดว่างานไหนยุ่งมากที่สุด งานไหนที่สำคัญและเร่งด่วนมากที่สุด เพื่อจะได้รู้ว่างานที่เรากำลังจะไปติดตามนั้นสำคัญมากกว่าหรือน้อยกว่างานอื่นที่เขากำลังทำอยู่ หัวหน้าที่ดีควรจะสอบถามความเป็นไปในชีวิตของคนทำงานก่อน ก่อนที่จะเจาะลึกลงไปถึงงานที่ตัวเองต้องการจะติดตาม เทคนิคนี้ยังจะช่วยรื้อฟื้นความจำให้คนที่เป็นหัวหน้าได้อย่างดีว่าเราได้มอบหมายงานอะไรไปให้เขาทำบ้าง เพราะบางทีมอบไปตั้งหลายงาน แต่จำได้อยู่เพียงงานเดียวหรือสองงาน เผลอบางเรื่องมอบหมายไปให้ลูกน้องวุ่นอยู่ตั้งนาน แต่หัวหน้าลืมไปแล้วก็มี 

สรุป การมอบหมายและติดตามงานที่มีประสิทธิภาพควรจะให้ความสำคัญทั้งกระบวนการตั้งแต่การมอบหมายงาน การติดตามความคืบหน้ารวมถึงการให้กำลังใจแก่ผู้ทำงานทั้งก่อนมอบหมายงาน ระหว่างติดตามงาน และหลังจากทำงานเสร็จตามที่ได้รับมอบหมาย และหัวหน้าที่ดีควรจะคำนึงถึง ?ใจเขาใจเรา? คิดว่าถ้าเราเป็นลูกน้องเราจะรู้สึกอย่างไร หรือตอนที่เราเคยเป็นลูกน้องเราเคยเจอปัญหาอะไรบ้าง นำสิ่งนี้มาเป็นข้อคิดเตือนใจเวลาไปติดตามงานจากลูกน้องเสมอ แค่นี้ก็น่าจะทำให้การมอบหมายและติดตามงานของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ได้ทั้งงานและได้ทั้งจิตของลูกน้องด้วยนะครับ


ที่มา  :  http://www.peoplevalue.co.th/index.php?lay=show&ac=article&Id=539105188&Ntype=29

• Tweet